Kom igång med kontroll av register inför debitering

Vägfas viktigaste listor finner du under fliken Medlemsfastigheter, dessa är:

• Fastigheter - Visar grundläggande information om dina fastigheter.
• Fastighetsdetaljer - Visar kompletterande information om dina fastigheter.
• Ägare - Visar grundläggande information om dina ägare.
• Ägardetaljer - Visar kompletterande information om dina ägare.
• All information i listorna är uppdelad i kolumner. Genom att klicka på en kolumnrubrik sorteras informationen i hela listan, (detta gäller även kommentarsfälten), i fallande eller stigande ordning, i enlighet med valt sorteringsbegrepp.

Kontrollera andelstalen och sätt avgift för utdebitering

Gå till sidan "Förening"-"GAs" där du ser alla era GA:s listade. Klicka på namnet på någon av dem så kommer du till dess redigeringssida. Där kan du enkelt få en överblick över samtliga andelstal för de fastigheter som tillhör denna GA.

Ändra andelstalen genom att helt enkelt skriva i textrutan för varje fastighet i kolumnen Andelstal i GA. Bredvid varje andelstal kan du se vilket andelstal fastigheten har i Fastighetsregistret hos Lantmäteriet. Om andelstalet saknas där står det saknas och andelstalet har satts till 1 av Vägfas.

När du kontrollerat att alla andelstal är korrekta trycker du på Spara. Sedan är det dags att sätta avgiften för utdebitering. Du hittar denna i rutan Avgift per andel (kr). Om ni redan har bestämt en avgift per andel skriver du helt enkelt in den här. Om ni istället har en totalsumma som ska fördelas över alla fastigheterna kan du använda beräkningsfunktionen som finns precis till höger om fältet. Klicka på Beräkna så får du upp en dialog. Skriv in er totalsumma i fältet Totalt att debitera (kr), så räknar systemet ut vad avgiften per andel blir. Klicka på OK så skrivs det uträknade värdet automatiskt in i avgiftsfältet.

Observera att samtliga andelstal måste vara korrekta för att beräkningen för avgift per andel ska bli korrekt. Om ni senare ändrar på andelstalen, men fortfarande vill debitera samma totalsumma, måste ni göra om beräkningen.

Du kan läsa mer om hur man jobbar med gemensamhetsanläggningar, sektioner och samfälligheter här.

Kontrollera betalansvar

Du kan självklart sända fakturan för en fastighet till flera olika ägare. Programmet delar upp fakturasumman proportionellt efter ägd andel och antal betalningsansvariga ägare. När ni läser in nya fastigheter sätter systemet automatiskt en ägare till betalansvarig för varje fastighet. Detta görs för att minska ner på antalet fakturor ni behöver skicka, eftersom samtliga ägare till en fastighet är solidariskt betalningsansvariga för fastighetens avgifter till föreningen. Läs mer om hur detta fungerar här.

Öppna "Medlemsfastigheter"-"Fastigheter" och titta i kolumnen Ägare, du ser där fastighetens samtliga registrerade ägare och med hur många procent de äger fastigheten. Notera att det finns en stjärna (*) efter vissa av namnen. Stjärnan betyder att den ägaren är betalansvarig.

Om du vet med dig att det är några fastigheter som hellre vill ha fakturan uppdelad på flera ägare, eller att det är en annan ägare som ska vara betalansvarig än som systemet valt, kan du klicka på fastighetens namn i kolumnen längst till vänster för att gå till fastighetens redigeringssida och enkelt ändra det där.

Du kan också där eller på fastighetens sida klicka på ägarens namn för att se och ändra uppgifter om ägaren.

Det finns situationer då man vill sända fakturan till ägare som inte har lagfart. Exempelvis företag som har en egen fakturaadress eller myndigheter, föräldrar som betalar avgiften åt barnen m.m. I så fall kan du registrera en ny ägare med ägd andel 0% på fastighetens redigeringssida och sätta denna ägare som betalningsansvarig.

Kör verktyg

Kör slutligen en kontroll av ert register med hjälp av det inbyggda verktyget för detta. Verktyget tittar efter saker som felaktiga ägarandelar, adresser som saknas, misstänkta ägardubbletter och annat.