Kom igång med er debiteringslängd

Att skapa debiteringslängd i Vägfas är enkelt. Debiteringslängden är ett mycket viktigt formellt dokument som måste uppfylla vissa krav. Debiteringslängden tas ut för det aktuella räkenskapsåret, det går inte att få ut en debiteringslängd för tidigare år. Var noga med att spara ner debiteringslängden till föreningsdokumenten och er egen dator, läs mer om det längre ner i denna guide.

Skapa debiteringslängd i utskriftsformat

Gå till "Fakturor/"Utskrift"-"Utskrift" och välj därefter Debiteringslängd. I nästa steg väljer ni i vilket format som debiteringslängden ska skapas. Ni ska i detta läge för att få en fullständig debiteringslängd välja att den ska skapas i PDF format. Väljer ni Excel så kommer viss information att saknas, så som förfallodatum. Ni kan använda underlaget i Excel för att skapa en fullständig och korrekt debiteringslängd, men Excelfilen ni får från Vägfas är inte det. Excel-formatet är alltså endast ett arbetsunderlag och inte en komplett debiteringslängd, eftersom det saknar viss information och kan ändras i efterhand och därmed inte uppfyller kraven på ett fastställt dokument. Därför rekommenderas alltid PDF-format när debiteringslängden ska sparas, delas eller användas som officiellt dokument.

I steg 3 utformar ni innehållet i debiteringslängden. Ni börjar med att välja vilken GA eller sektion debiteringslängden ska gälla. En debiteringslängd kan innehålla endast en eller alla GAs och sektioner.

Steg 4 handlar om debiteringsuppgifter. Om ni endast valt en GA eller sektion kommer fältet för Avgift (kr/andel) vara ifyllt för att visa just vad ni har satt för avgift på den aktuella GA:n eller sektionen. Ni sätter ett förfallodatum som kommer att visas i sidfoten längst ner på debiteringslängden, samt avgiftsperioden, som ni enkelt kan ändra, t.ex till det aktiva räkenskapsåret genom att klicka på Ändra till aktivt räkenskapsår då dessa vanligtvis är samma tidsperiod. Tänk på att förfallodatumet på debiteringslängden ska vara samma som förfallodatumet på fakturorna när ni skickar ut dessa till era medlemmar!

Det finns ytterligare några alternativ att ta hänsyn till här. Dessa är om debiteringslängden även ska Inkludera fastigheter utan debitering, d.v.s. som kommer få en slutsumma på 0 kr, antingen för att de har 0 i andelstal eller för att fastighetens GA har 0 kr i avgift. Om den ska Inkludera fasta avgifter d.v.s. avgifter som man kopplat till fastigheten oberoende av dess andelstal. En fast avgift kan påverka en fastighets debiteringsstatus. T.ex om en fastighet har 0 i andelstal men samtidigt har en fast avgift så räknas den som fastighet med debitering.  

Alla ägare med sina respektive ägarandelar presenteras vanligtvis på debiteringslängder men om ni kryssar i Inkludera enbart betalningsansvariga ägare så kommer bara de ni valt ska vara betalansvariga med i kolumnen för ägare på debiteringslängden.

Det går att tillsammans med debiteringslängden få fram en utskrift från ägarlistan. Detta är inget som helst krav och den är mest till för att varje ägare ska enkelt kunna hitta sig själva och se hur mycket de i teorin tekniskt sett ska betala vardera. Denna kompletteringslista har sina egna valbara alternativ på vad den ska innehålla utifrån informationen i ägarlistan. 

Dessa är Inkludera information om hur mycket varje ägare ska betala, Fördela beloppen enligt vilka ägare som är betalansvariga (om detta alternativ är ikryssat kan man även välja att inkludera information om vad varje ägare betalar för), Inkludera ägare som inte ska betala något, Inkludera fastigheternas belägenhetsadresser, och som sist är hur denna lista ska sortera på ägarna, efter namn, adress, fastighetsbeteckning, etc.

Obligatoriska fält

Längst ner på denna sida hittar ni ett antal kryssrutor för vilka kolumner med information som ska finnas med på debiteringslängden. Ni kan se att ungefär hälften av dessa redan är ikryssade, det är ett urval vi gjort för att få en fullständig debiteringslängd som täcker in den mest viktiga informationen. Det som är obligatoriskt att ha med på debiteringslängden är, per fastighet:

• Fastighetsbeteckning - fastighetens namn,
• Belägenhetsadress - fastighetens adress,
• Betalansvariga ägare med adress - Antingen samtliga ägare för fastigheten eller enbart den som är satt som betalansvarig. Det går enbart att kräva in pengar från de ägare som står på debiteringslängden!
• Slutsumma för avgiften per fastighet - Vad varje fastighet ska betala totalt. Vi rekommenderar att ni också har med andelstal och andra beräkningar, men det är inte obligatoriskt.

På debiteringslängden ska även stå:

• Avgiftsperiod - Perioden för vilken debiteringen/fakturering gäller. Oftast samma som ert räkenskapsår, om ni inte beslutat om något annat.
• Förfallodatum - Vilket är förfallodatumet för betalning av avgiften till föreningen, ska vara samma som förfallodatumet på fakturorna ni skickar.
• Totalt debiterat - Totala slutsumman för debiteringen av samtliga medlemmar.

Om dessa inte finns med är debiteringslängden ofullständig och ni kan få problem om ni behöver använda den i ett senare tillfälle, t.ex vid ansökan till Kronofogden om verkställighet för utebliven betalning.

De kolumner som är förvalda av oss som standard är: 

• Nr
• Fastighet med adress
• Ägare med adress 
• GA / Sektion 
• Andelstal
• Kr/andel
• Belopp
• Fast avgift
• Summa 

Som ni märker så finns t.ex ägare och adress också med som olika kolumner men som standard är de kombinerade. Det finns fler kolumner som kanske inte är vitala men som kanske kan nyttjas ändå. Dessa är t.ex Närvaro som när den är i kryssad hamnar längst till höger i debiteringslängden, så att man enkelt kan bocka av att en ägare eller representant för en fastighet är närvarande på mötet. E-post är en annan kolumn som kanske är intressant så att alla som har en E-postadress inlagd i ert register i Vägfas syns i en egen kolumn. Då kan ni passa på att tala om på mötet att alla ska kontrollera att E-postadressen som föreningen har till dem stämmer. Tänk dock på personuppgiftsaspekten där och GDPR, att inte dela e-postadresser (och telefonnummer) om inte era medlemmar gett samtycke till det.

När ni känner er klara med era val kan ni klicka på Fortsätt så hamnar ni i steg 4 där ni kan hämta dokumentet för debiteringslängd samt eventuellt utskriften från ägarlistan.

Spara debiteringslängden

Klicka på Hämta debiteringslängd. Ni får då upp den som ett PDF-dokument. Beroende på era nedladdningsinställningar på er enhet så öppnas dokumentet direkt för granskning eller så laddas det ned och då måste ni klicka fram det genom att klicka på den nedladdade filen. Om ni saknar en PDF-läsare kan ni ladda ner en gratis, vi rekommenderar Adobe Reader men ni kan också använda en webbläsare som klarar av att öppna dokumentet i en ny flik.

Kontrollera att allt ser bra ut på debiteringslängden. T.ex att ni fått med allt ni vill och att informationen är uppdaterad. Kolla extra noga så att avgiftsperioden och förfallodatumet stämmer samt avgifter och summeringen av dessa avgifter som finnes längst ned på sista sidan.

När ni är nöjda så kan ni enkelt spara debiteringslängden till en speciell mapp för just debiteringslängder under "Konto"-"Föreningsdokument" i Vägfas. Där kan ni enkelt komma åt dem vid ett senare tillfälle. Vi rekommenderar starkt att ni sparar debiteringslängden, inte bara lokalt utan även i Vägfas, för snabb åtkomst för alla behöriga var ni än befinner er med internetuppkoppling.

Debiteringslängden är tekniskt sätt bara en utskrift och ett dokument, så ni kan ta fram en ny genom denna guide flera gånger tills ni får fram en ni är nöjda med. Det går med andra ord bra att experimentera med debiteringslängden men kom ihåg som tidigare nämnt att för en debiteringslängd ska vara giltig så ska den innehålla vissa uppgifter som inte får utebli. 

Debiteringslängden ska sedan framställas och godkännas på föreningens årsstämma. Det är viktigt att det protokollförs att debiteringslängden är godkänd, vilken avgiften är, samt vilket förfallodatum som gäller!

Viktigt gällande debiteringslängd

Innan kallelsen till föreningsstämman skickas ut ska debiteringslängden vara sammanställd. I kallelsen ska det tydligt framgå på vilket sätt medlemmarna kan ta del av debiteringslängden.

Vid själva stämman ska debiteringslängden finnas tillgänglig för granskning, och det ska framgå av stämmoprotokollet att så har skett. Ett exempel på formulering i protokollet kan vara: "Debiteringslängden fanns framlagd för granskning på stämman." Alternativt kan detta intygas genom att debiteringslängden undertecknas i samband med stämman.

En debiteringslängd som presenteras digitalt räknas också som framlagd, vilket kan vara särskilt användbart om stämman beslutar att justera det uttaxerade beloppet i förhållande till styrelsens förslag. Styrelsen kan då snabbt uppdatera siffrorna digitalt och visa den aktuella versionen på en skärm för medlemmarna.