Kom igång med fakturering

Debiteringsinställningar

Gå in på sidan "Förening"-"Inställningar".

Allt som står under rubriken Kontaktuppgifter hamnar högst upp till vänster och höger på era fakturor. Här ska föreningens adress och kontaktuppgifter stå, bland annat adressen till föreningens hemsida och e-postadress.

Ange värden under rubriken Medlemsdebitering. Vissa fastigheter har låga andelstal och fastigheter kan ha många delägare, med mycket liten ägd andel av fastigheten. Diskutera i er styrelse vilka regler som skall gälla! Notera också att debiteringslängden inte tar hänsyn till denna inställning.

Fakturor vars belopp understiger Minsta debiterbara belopp får ett fakturanummer och fakturabeloppet 0 kr i fakturajournalen. Fakturanumret ligger där som en referens om att denna fastighet är debiterad, men någon faktisk faktura har inte skapats (det är därför fakturanumret inte är klickbart).

Exempel: Följande beslut har tagits; fakturor till de betalningsansvariga understigande, eller lika med, 20 kr ska inte skickas. Alla fakturor över 20 kr ska ha ett minimibelopp om 200 kr. Det innebär att Minsta debiterbara belopp och Minsta fakturerbara belopp ska anges som 20 kr, resp. 200 kr. Fakturor med ett belopp mellan 20 kr och 200 kr kommer automatiskt att få en extra fakturarad som justerar upp fakturan till totalt 200 kr.

Vill du att Vägfas skall producera en faktura för en ägares samtliga ägda fastigheter, ska du se till att motsvarande kryssruta är ifylld. Här anger du även om du skall tillämpa öresavrundning på fakturorna.

Vill du använda OCR-nummer på dina fakturor kryssar du i Skapa fakturor med OCR-nummer. För att använda OCR krävs avtal med er bank. Ni får då också möjlighet att läsa in betalfiler från er bank och på så sätt automatiskt registrera betalningarna i programmet. Betalningarna från PG/BG läser du in på sidan "Fakturor/Utskrift"-"Registrera betalningar".

Du kan välja att skriva ut avier för BG eller PG där era medlemmar enkelt kan skanna fakturan med bankens mobilapp, detta gör du på steg 5 i fakturaguiden.

Du måste ange utdebiteringen per andel i respektive GA eller sektion för att du ska kunna fakturera eller skriva ut en debiteringslängd. Ange också vilka ägare som ska ta emot fakturorna, vara så kallat "betalningsansvariga".

Välj fastigheter att debitera

I Vägfas debiteras alltid medlemsavgifter per fastighet, inte per ägare. Välj och markera fastigheter att fakturera i listorna Fastigheter eller Fastighetsdetaljer, så kommer du in i Fakturaguiden med dina fastigheter förvalda. Vill du fakturera något annat, exempelvis en slitageavgift, kan du välja ägare ur både Ägare och Ägardetaljer eller ur någon av fastighetslistorna. Då använder du valet Fakturera annat på steg 1 i Fakturaguiden.

Glöm inte att alla kolumner, i alla listor, är sorterbara. Klicka på kolumnrubrikerna så blir hela listan sorterad efter vald kolumn. Klicka en gång på en kolumnrubrik och hela listan blir sorterad i fallande ordning, klicka en gång till så blir sorteringsordningen stigande osv. Det är mycket lättare att välja rader i listorna om de står i en viss ordning. Som du ser finns det olika information i listorna. Genom att t.ex. välja Ägardetaljer kan du välja alla ägare som har en e-postadress registrerad eller gå till Ägarlistan och bara fakturera de ägare som har utländska adresser etc.

Enklast är alltid att markera rader i listan Fastigheter eller Fastighetsdetaljer. Du kan t.ex. välja att bara fakturera de du markerat med en särskild kommentar eller typ av fastighet i listan Fastighetsdetaljer, genom att först sortera listan enligt önskad kolumn.

Klicka varsomhelst på en rad för att välja denna. Välj flera rader som ligger efter varandra genom att klicka på den första raden och sedan hålla ned SHIFT-tangenten och klicka på den sista raden. Du kan även använda den lilla "bockrutan" till vänster i de listor där denna finns, rader med denna bockruta indikerar att de kan markeras. En rad är markerad om bocken syns i bockrutan. Klickar du i bockrutan i kolumnrubrikraden, längst upp till vänster, markerar du alla rader på den visade sidan. Det går också klicka på bocken igen i denna ruta för att avmarkera samtliga rader. Samma princip används för att markera eller avmarkera rader, i alla listor, i Vägfas.

Fakturaguiden

När du markerat de fastigheter du vill fakturera väljer du "Fakturera eller skicka dokument till valda fastigheter" som står ovanför kolumnrubrikerna i fastighetslistorna. Nu kommer du till Fakturaguiden med de fastigheter du valt förvalda.

Om du vill fakturera samtliga fastigheter i föreningen kan du också gå direkt till "Fakturor/Utskrift"-"Fakturera/Sänd dokument" och på steg 2 sedan välja samtliga fastigheter genom att klicka på Lägg till alla.

Följ fakturaguiden och läs alla val noga de första gångerna. Allt får kanske inte plats på sidan du läser, så skrolla ned till botten på sidan. Går du tillbaka i fakturaguiden och ändrar något, måste du kontrollera samtliga val du gjort igen, eftersom dina val inte sparas till nästa gång förrän du tryckt Bekräfta på sista fliken.

Prova dig fram de första gångerna. Ingenting händer förrän du trycker Bekräfta. Först när du trycker Bekräfta skapas dina fakturor i Vägfas, fakturajournalen uppdateras och Fjärrprint, e-post, Kivra och e-fakturabeställningarna verkställs. Ovanstående innebär att du kan pröva olika val i Fakturaguiden och andra inställningar fritt, hur många gånger som helst. Avbryt eller backa och gör om till dess att du är nöjd. Först då, trycker du Bekräfta!

Leveranser

På sidan "Verktyg"-"Leveranser" ser du alla de utskick som ni gjort; fakturor, meddelanden, momsintyg, m.m. I listan får du en sammanfattning av varje leverans och om du klickar på en kommer du till sidan som visar mer information om den specifika leveransen. Du kan se samtliga försändelser, på vilket sätt de skickats (egen utskrift, Fjärrprint, Kivra, e-post eller e-faktura) och vad statusen är för varje försändelse.

Du kan härifrån välja att skicka vissa försändelser igen, t.ex. e-post som av olika anledningar inte nått fram till sin mottagare. Du kan välja att skicka dem igen till samma eller annan e-post, eller via Fjärrprint istället.

Fakturajournalen

Här ligger alla dina fakturor och här kan du även registrera betalningar av fakturor, om ni inte valt att använda OCR-betalningar. Du kan välja att visa fakturor som inte är betalda, förfallna, betalade eller alla fakturor, via den lilla rullisten uppe till höger på sidan. Du kan också alltid sortera fakturajournalen enligt önskad kolumnrubrik.

Vill du skriva ut en faktura igen eller skicka den igen, kan du klicka på fakturanumret i fakturajournalen, så visas fakturan exakt som den såg ut då du skrev ut den senast. Nu kan du välja att skriva ut den eller att spara den. Vill du spara ner många fakturor kan du markera de rader där de finns och välja Skriv ut valda fakturor, då hamnar dessa i en samlad fil i PDF-format. En enskild faktura skriver du ut på samma sätt men då sparas fakturan i en egen fil i PDF-format.

I kolumnen längst till höger ser du hur fakturan distribuerats. Antingen via utskrift på egen skrivare, via Fjärrprint, Kivra, e-post eller e-faktura. I fallet Fjärrprint och e-faktura kan du se om fakturan skickats, i fallet e-post ser du om fakturan öppnats av mottagaren. Fakturor kan inte tas bort, dvs makuleras, så länge statusen är Inte skickad än.

Registrera betalningar manuellt

För att registrera betalning på en faktura i taget - klicka på Betala bredvid fakturanumret. För att registrera många fakturor på en gång klicka i kryssrutan längs till vänster på raden på varje enskild faktura eller direkt på raden. Välj sedan Registrera betalning längst till vänster ovanför kolumnrubrikerna i fakturajournalen. Nu visas ett totalbelopp på samtliga valda fakturor och du kan därmed kontrollera att summan stämmer med den du fått från banken. Vägfas hanterar även del- och överbetalningar, men då måste du alltid registrera betalningen för en faktura i taget.

Du kan söka upp fakturor att betala genom att exempelvis skriva in fakturanumret eller fastighetsbeteckningen i sökrutan uppe till höger i fakturajournalen.

Inläsning av betalningar

Har du valt att använda OCR på fakturorna skall du använda sidan "Fakturor/Utskrift"-"Registrera betalningar" för samtliga betalningar. Vägfas försöker här att matcha betalningarna från din betalfil från banken med de fakturor som har motsvarande OCR-nummer. Läs in betalfilerna genom att klicka på knappen Välj betalfil(er), du kan med fördel läsa in många filer på en gång. Betalfilerna kan även komma in och matchas helt automatiskt utan att ni först själva behöver läsa in dem lokalt från din dator, då krävs det en bankkoppling till Vägfas etablerad hos er bank.

Du hittar även andra sätt att boka inbetalningar på denna sida. Du kan ange fakturanummer + Enter + Enter, Nästa fakturanummer + Enter+ Enter, Nästa fakturanummer + Enter + Enter osv... Du kan även välja att visa fakturor att betala i den rullist som visar dina obetalda fakturor.

Glöm inte att trycka Spara och godkänn betalningar när du är klar.

Betaljournalen

Här ser du alla registrerade betalningar och du kan även se dagssummeringar för betalningarna. Tar du bort en betalning från betaljournalen så ändras statusen på fakturan i fakturajournalen till det den hade innan betalningen registrerades. Tar du bort en faktura, tas även fakturans betalning i betaljournalen bort.