Information om leveransmetoder

I Vägfas finns flera olika leveransmetoder att välja mellan, och vilka ni kan välja emellan beror på vilka inställningar och avtal er förening har gjort under "Förening"-"Inställningar". För att få aktuella priser på samtliga leveransmetoder kan ni titta i vår Prislista.

Alla kostnader är exklusive moms.

Egen utskrift

Detta innebär att ni själva postar era utskick. Vägfas tillhandahåller er endast med PDF-dokument. Perfekt för den lilla föreningen!

Fjärrprint

Fjärrprint är en tjänst där vi skriver ut, kuverterar och postar era fakturor och dokument åt er. Du gör beställningen via "Fakturera/Sänd dokument", och vi hanterar resten.

När du lägger en beställning sker utskrift och inlämning till post sker nästa vardag. Detta gäller oavsett antal eller storlek på utskick. När posten är skickad levereras den normalt som A-post med vanlig leveranstid på 2-3 arbetsdagar. Leveranstiden kan bli längre i vissa fall t.ex vid eftersänd post eller utlandspost. För snabbare och billigare leverans kan du istället använda e-post eller e-faktura.

Bra att känna till om fjärrprint:

Har du skapat en felaktig försändelse med fjärrprint så kan du stoppa denna inom en timme. Detta gör du under "Verktyg"-"Leveranser".

E-post

Om du har e-postadresser till dina medlemmar kan du skicka fakturor via e-post utan kostnad. Du gör detta via "Fakturera/Sänd dokument". Har medlemmarna inte godkänt att e-post används måste ni kryssa i att ni vill skicka era utskick ändå i steg 5. Leveransmetod.

Efter utskick kan du följa upp leveransen via "Verktyg"-"Leveranser", där du t.ex. kan se e-post som inte gått fram till mottagaren samt eventuella felmeddelanden från mottagaren.

Inställningar för utskick i steg 4, Fakturainnehåll väljer du vilken avsändaradress som ska användas vid det aktuella utskicket.

Detta är viktigt för att:

• mottagaren ser denna adress
• svar skickas hit
• felmeddelanden och autosvar hamnar här

Du kan även välja om fakturor ska skickas som länk i e-post eller som bilaga i e-post. Detta gör du på medlemmarnas ägarsidor. Om du väljer länk kan du se om mottagaren öppnat dokumentet, men bilaga krävs ibland av företag.

När du skickar e-post via Vägfas får varje utskick en status:

• Skickad e-posten är överlämnad till leverantör
• Levererad mottagande e-postserver har godkänt meddelandet
• Felstatus något gick fel
• Mottagen 

Om det gått snett med utskicket försöker systemet leverera det igen i upp till 2 dagar.

Bra att veta om e-post:

Leveranser med e-post fungerar inte alltid som tänkt:

• Leverans kan bekräftas utan att mottagaren faktiskt ser mejlet
• Vissa leverantörer (t.ex. Gmail, Telia) kan filtrera bort mejl
• Det finns inga garantier för 100% leverans

E-faktura

Det finns två typer av e-fakturor i Vägfas: e-fakturor till privatpersoner och e-fakturor till företag/myndigheter. Skillnaden är hur fakturan tas emot.

• Privatpersoner får fakturan i sin internetbank
• Företag och myndigheter får fakturan direkt i sitt ekonomisystem

E-fakturor till privatpersoner

För att skicka e-fakturor till privatpersoner måste föreningen ha avtal med någon av följande banker:

• Danske Bank
• DNB
• Handelsbanken
• Länsförsäkringar Bank
• SEB
• Sparbanken Syd

Nordea, Swedbank och Sparbankerna stöds inte i denna lösning. Har föreningen någon av dessa banker behöver ni byta bank för att kunna skicka e-fakturor via Vägfas.

Mottagaren kan däremot ha vilken bank som helst, så länge banken stödjer mottagning av e-fakturor.

När e-fakturering aktiveras i Vägfas skapas automatiskt en personlig kod för varje ägare i föreningen. Koden skrivs ut på fakturor och används av medlemmen vid anmälan till e-faktura i internetbanken.

Använder ni redan ägarinloggning används samma kod även här.

Vad ägarna behöver göra:

För att kunna ta emot e-faktura som privatperson behöver man inne på sin bank lägga till mottagare för e-faktura. Flödet kan se olika ut på olika banker, så följ de instruktioner som står på bankens sida, och ange de uppgifter som efterfrågas. 

När ägaren blir ombedd att fylla i kundnummer så är det den personliga koden från Vägfas som gäller. 

E-fakturor till företag och myndigheter

För företag och myndigheter behövs inget bankavtal. Vägfas känner automatiskt av vilka mottagare som kan ta emot e-fakturor. För att det ska fungera måste mottagaren:

• ha ett ekonomisystem som stödjer e-fakturor
• ha aktiverat mottagning av e-fakturor

Vägfas stödjer för närvarande endast mottagare som tar emot alla e-fakturor utan särskild aktivering.

• Vissa företag och myndigheter använder olika mottagaradresser, så kallade GLN-nummer, för olika avdelningar. Ni kan då välja rätt mottagare direkt under: "Fakturor / Utskrift"-"Anmälningar för e-faktura"
• Ägarens sida i Vägfas
• PEPPOL i Vägfas
  
  

PEPPOL är ett europeiskt nätverk för säker elektronisk handel och e-fakturering. Vägfas använder formatet PEPPOL BIS Billing 3.0. När ni skickar e-fakturor går de först via Crediflow, som sedan skickar vidare dokumentet i PEPPOL-nätverket.

En mottagare kopplas ihop via:

• Organisationsnummer
• GLN-nummer
• Matchning i PEPPOL-registret

När matchningen finns kan ni skicka e-fakturor till mottagaren direkt i Vägfas. Ni kan se vilka mottagare som är registrerade för e-faktura under "Fakturor / Utskrift"-"Anmälningar för e-faktura"

Bra att veta om e-faktura:

För att kunna skicka e-fakturor via Vägfas måste föreningen ha en fysisk adress registrerad. Adressen fylls i under "Förening"-"Inställningar" 

Kivra

Från och med juni 2026 är det möjligt att skicka fakturor och dokument via Kivra till fastighetsägare direkt från Vägfas. Funktionen gör det enklare att nå mottagare digitalt och ger fastighetsägare möjlighet att ta emot utskick i sin Kivra-brevlåda. För att utskick via Kivra ska fungera behöver vissa krav vara uppfyllda.

Förutsättningar för utskick via Kivra

För att en fastighetsägare ska kunna ta emot dokument via Kivra krävs att:

• Föreningen har registrerat sig som avsändare hos Kivra
• Fastighetsägaren har ett aktivt Kivra-konto
• Personnummer eller organisationsnumret är registrerat på fastighetsägaren i Vägfas

Aktivera utskick via Kivra för föreningen

Gå till "Förening"-"Inställningar" och skrolla ner till rubriken Kivra. Klicka sedan på länken för att komma vidare till Kivrainställningarna. Läs och godkänn avtalet för att bli registrerade avsändare.

Aktivera utskick via Kivra för en fastighetsägare

Om en fastighetsägare har inlagt personnummer eller organisationsnummer i Vägfas samt ett konto hos Kivra kommer systemet att välja Kivra som första alternativ vid utskick. Men ni som administratörer kan ändra prioritetsordningen. Gå till "Medlemsfastigheter"-"Ägare" och öppna den aktuella fastighetsägaren. Under ägarinformationen finns rubriken Utskick. Där finns varsin rullist för utskick av fakturor samt dokument. 

Fastighetsägaren kan själv välja Kivra

Om föreningen använder ägarinlogg kan fastighetsägaren själv välja att ta emot utskick via Kivra eller med annan metod. Fastighetsägaren loggar då in på sin ägarportal och aktiverar alternativet för utskick via Kivra under sina personliga inställningar. För att aktivera ägarinlogget så går ni till "Förening"-"Inställningar".

Skicka dokument via Kivra

När en fastighetsägare har aktiverats för Kivrautskick kan dokument skickas på samma sätt som övriga utskick i Vägfas. Gå till "Fakturor / Utskrift"-"Fakturera / Sänd dokument" och välj Leveransmetod i steg 5. Om mottagaren uppfyller kraven för Kivra kommer detta att synas här.

Bra att känna till om Kivra:

• Kivra-utskick fungerar endast för föreningar som registrerat sig som avsändare
• Kivra-utskick fungerar endast för fastighetsägare med aktivt Kivra-konto
• Personnummer eller organisationsnummer måste finnas registrerat i Vägfas för att kunna göra utskick via Kivra
• Utskick av fakturor prioriterar e-faktura, Kivra, e-post, Fjärrprint, egen utskrift
• Utskick av dokument prioriterar Kivra, e-post, Fjärrprint, egen utskrift
• Föreningsadministratören kan ställa in att utskicket går via Kivra på ägaren under dennes ägarinformation
• Fastighetsägaren kan själv aktivera Kivra om föreningen har aktiverat ägarinlogg för fastighetsägaren
• Att göra utskick via Kivra medför en kostnad om 9kr per försändelse. Utskicken genomförs kl: 10:00 och 20:00.
• Att koppla upp föreningen mot Kivra tillför inga kostnader.

SMS

SMS-utskick är ett komplementutskick till fakturor och dokument som skickas via guiden "Fakturera / Sänd dokument". Funktionen används för att skicka ett kort SMS-meddelande till mottagarna i samband med ett utskick. 

Bra att veta om SMS-utskick:

• SMS-utskick kostar 2 kr per skickat SMS.
• SMS kan endast innehålla text. Det går inte att bifoga dokument eller filer.
• Ett SMS kan innehålla 160 tecken. Längre meddelanden delas upp i flera SMS, upp till 2 000 tecken totalt.
• Meddelandet som skickas via SMS är eget och hämtar inte texten från steg 4, Meddelande i Fakturaguiden.
• SMS skickas cirka 30 minuter efter att utskicket har bekräftats, om ingen annan tidpunkt anges.
• Det går inte att svara på SMS-meddelandet.
• Endast standardtecken (bokstäver och siffror) kan användas.
• SMS-utskicket skickas inte från ett telefonnummer, utan från en avsändarrubrik.
• Rubriken ska vara 3-11 tecken lång och kan t.ex. vara föreningens namn.
• Avsändaren behöver endast anges första gången och sparas sedan för kommande utskick.
• SMS skickas till mottagare som har ett registrerat telefonnummer i Vägfas.
• Funktionen använder både fälten Mobilnummer och Telefonnummer.
• Filtrering av mottagare görs i steg 2. Välj medlemmar/fastigheter/mottagare i fakturaguiden.
• Av GDPR-skäl skickas SMS endast till personer där telefonnummer får användas för utskick om inte detta hanteras i steg 5. Leveransmetod.
• Mobilnummer kan anges både med/utan mellanslag och med/utan bindestreck.
• Formatet av telefonnummer som används vid utskick är (landskod)123456789. 
  • Är numret sparat som exempelvis 0123-45 67 89 så kommer systemet rätta till det till +46123456789 automatiskt vid utskick.
• För mottagare utanför Sverige måste telefonnumret vara sparat med korrekt landskod. Telefonnummer som börjar med 0 tolkas som svenska nummer.

Länder som kan ta emot SMS från Vägfas är:

Sverige (+46)

Norge (+47)

Danmark (+45)

Finland (+358)

Island (+354)

Estland (+372)

Lettland (+371)

Litauen (+370)

Tyskland (+49)

Polen (+48)

Nederländerna (+31)

Belgien (+32)

Luxemburg (+352)

Frankrike (+33)

Storbritannien (+44)

Spanien (+34)

Portugal (+351)

Italien (+39)

Schweiz (+41)

Österrike (+43)

Irland (+353)

Telefonnumret uppdateras av administratören under "Medlemsfastigheter"-"Ägare" eller av medlemmen själv om ägarinloggningen är påslagen för föreningen.

Kostnad, förhandsgranskning och leverans

• I steg 5. Leveransmetod, kan du se sammanställningen för kostnad av utskicket. 
• I steg 6. Förhandsgranska, kan du förhandsgranska SMS-meddelandet innan utskicket bekräftas. 
• Efter att utskicket har skapats kan du följa leveransstatus under "Verktyg"-"Leveranser" . Klickar du in dig på leveransen så kan du följa utskicken individuellt samt se status för leverans, t.ex. Skickad och Mottagen.

Bra att veta om kostnader för SMS-utskick:

• Att sätta upp tjänsten kostar ingenting och det krävs inga särskilda inställningar för att komma igång.
• Kostnaden för SMS-utskick faktureras föreningen precis som Fjärrprint, Kivrautskick och E-fakturautskick görs. Allt sammanställs på en faktura och skickas den 1:a eller 15:e varje månad om kostnaden överstiger 100kr.