Föreningens uppgifter

Under fliken "Förening"-"Inställningar" hittar ni inställningarna för föreningen i kategorierna Allmänt, Kontaktuppgifter, Medlemsdebitering, Automatisk inläsning av betalfiler, Kivra, Samtycke enligt GDPR, Ägarinloggning och Tonkilometerberäkning.

Efter ni har ändrat i ett eller flera fält som ni vill spara klickar ni på knappen Spara som finns längst upp på sidan till höger. Här finns även knappen Återställ, den tar bort alla osparade ändringar och återställer till hur det såg ut före ändringarna.

Allmänt

Här kan ni se föreningens namn och organisationsnummer. Dessa uppgifter är hämtade från Lantmäteriet och om ni inte tycker dessa stämmer så kan ni kontakta oss så ändrar vi dem i Vägfas. Kom ihåg att detta inte ändrar vad som står hos Lantmäteriet så kontakta dem om ni önskar göra en officiell ändring.

Om ni vill att ett annat namn än det som visas i fältet ovan ska synas på t.ex fakturorna ni skapar och på övriga platser i Vägfas kan ni ange det i fältet Föreningens alternativa namn. Detta brukar oftast vara ett kortnamn som inte är föreningens officiella namn hos Lantmäteriet.

I fältet Momsregistreringsnummer kan ni fylla på med momsregistreringsnummer om er föreningen är skattskyldig till moms. Detta gör det sedan möjligt att lägga till moms enkelt på fakturorna som beräknas automatiskt till 25% av det på fakturan ingående beloppet. Det totala beloppet summeras längst ner på fakturans specifikation.

Kontaktuppgifter

I dessa fält fyller ni i information om avsändare med adress. Denna information kommer att stå längst upp fakturorna i sidhuvudet och på försättsbladet/adressbladet i utskick av egna dokument, som t.ex kallelse. Ni kan även fylla i fälten Telefonnr och E-post så att mottagarna kan kontakta er om de t.ex. har frågor om sin faktura. Om ni har en hemsida ni vill peka mottagarna till kan ni skriva in den i fältet Webbsida.

Observera att detta endast är information som ni vill förmedla till mottagare av era utskick. Det är inte informationen på denna sida som vi (Vägfas AB) använder oss av för att t.ex kontakta eller skicka fakturor till er. Er kontaktperson och fakturamottagare till oss fyller ni i fälten ni hittar under fliken "Konto"-"Kontaktuppgifter".

Medlemsdebitering

Här hittar ni många viktiga inställningar vad gäller medlemsdebitering och fakturering.

Längst upp på fakturorna ni skapar kommer det att stå som titel Faktura men här i det första fältet Titel på fakturor kan ni ändra det till något annat om ni önskar.

För att kunna fakturera måste minst ett betalsätt anges. Betalsätt som kan fyllas i är PlusGiro-kontonummer, BankGiro-kontonummer och Swish-nummer men även IBAN-nummer och BIC-kod. De två sistnämnda alternativen är relevanta om ni har ägare som betalar från utländsk bank.

Vid Beloppsinställningar hittar ni två fält: Minsta debiterbara belopp (kr) och Minsta fakturerbara belopp (kr). Om en fastighets belopp (dvs efter andelstal plus eventuella övriga avgifter) landar under beloppet som skrivits in i fältet för minsta debiterbara belopp, faktureras inte fastigheten, även om den finns med i urvalet för fakturering.

En fastighet kan faktureras när dess totala belopp (efter faktureringsurval) överskrider beloppet som är satt som minsta debiterbara belopp.

Det minsta fakturerbara beloppet fungerar som ett minimibelopp för en fakturering (på enskilda fakturor). Så om en fastighets belopp landar över det minsta debiterbara beloppet men under det minsta fakturerbara beloppet så blir slutsumman på fakturan lika med det minsta fakturerbara beloppet, eftersom detta funkar som minimibelopp för alla fastigheter som efter urval kan bli fakturerade.

I exemplet ovan har vi förenklat scenariot och noterat endast en betalansvarig ägare på en fastighet. Självklart kan en ägare vara betalansvarig på flera ägda fastigheter, vars belopp också läggs ihop eller delas upp beroende på en inställningen Samla debitering för en ägares samtliga fastigheter på samma faktura.

Om ni inte vill sätta någon gräns för fakturering/minimiavgift utan att alla belopp debiteras och faktureras så som det är angivet, sätter ni "0" i både fältet för minsta debiterbara belopp och för minsta fakturerbara belopp. Självklart kan ni sätta ett minsta debiterbara belopp utan att sätta ett minsta fakturerbara belopp eller vice versa. Kom bara ihåg att "0" i fältet indikerar att det kategoriska beloppet inte är aktiverat.

I fältet Antal decimaler för andelstal (0-5) kan ni ange med hur många decimaler (heltal mellan noll och fem) som andelstalen ska skrivas ut. Detta gäller såklart alla andelstal, både de som är hämtade från Lantmäteriet och de som ni eventuellt har fört in manuellt. Om t.ex. ett andelstal som är hämtat/inmatat är "4,5" så innebär valet "1" decimal att andelstalet som visas blir just 4,5. Valet "2" decimaler innebär att andelstalet skrivs ut som "4,50", tre decimaler osv. Om ni anger att antalet decimaler ska vara "0" dvs. inga decimaler, så avrundas andelstalet i detta fall till "5". Håll denna avrundning i åtanke om ni bestämmer er för att era andelstal endast får innehålla ett visst antal decimaler. Notera att alla beräkningar i programmet dock baseras på de faktiska andelstalen och inte på denna inställning.

Det finns en del andra beloppsmässiga inställningarna man kan göra. Detta innefattar belopp på försenade/förfallna fakturor, inkassokostnad och avgift för pappersfakturor (fakturaavgift). Ni kan ändra benämningen på avgiften på påminnelsefakturor (som går att skapa baserade på försenade/förfallna fakturor) från påminnelseavgift till förseningsavgift.

En samfällighetsförening har egentligen ingen rätt att ta ut påminnelse- eller förseningsavgifter, och dessa går i regel inte heller att driva in via Kronofogden. Men det kan motiveras med hänsyn till det extra administrativa arbete det innebär för föreningen, och kan vara en bra motivation för ej betalande medlemmar.

Påminnelseavgifter är främst avsett för privatpersoner och förseningsavgifter kan tas ut på fakturor till företag, myndigheter och organisationer. Maximalt lagstadgat belopp för påminnelseavgifter är 60 kr och för förseningsavgifter 450 kr. Man har enligt lag rätt att debitera högst 180 kr i inkassokostnad för ett skriftligt inkassokrav. Det krävs inget avtal för att man ska ha rätt att ta ut denna inkassokostnad, men skulden måste naturligtvis vara förfallen.

I fältet Avgift för pappersfaktura (kr) anger ni (om ni vill) en avgift dvs. fakturaavgift. Denna avgift läggs till på de fakturor som skrivs ut för att sedan eventuellt skickas fysiskt antingen av er själva genom leveransmetoden Egen utskrift eller av oss via Fjärrprint. Grundkostnaden för ett utskick av en försändelse via Fjärrprint är 14,90 kr exkl. moms, så en fakturaavgift på ca. 15-20 kr anser vi är rimlig. Tänk på att ni måste ha ett stämmobeslut för att kunna ta ut en fakturaavgift!

Detta är som sagt förinställningar. När ni är igång med att skapa och skicka fakturor så är det inställt i fakturans innehåll att fakturaavgiften är 15 kr, men ni kan då i faktureringsguiden ändra detta belopp (detta ändrar inte själva förinställningen för fakturaavgiften men det ändrar beloppet för fakturaavgiften som gäller den aktuella faktureringen).

Observera att avgiften för pappersfaktura endast läggs till om den ursprungliga fakturan skickades via Egen utskrift eller Fjärrprint. Det är alltså inte möjligt att först skicka en faktura med annan leveransmetod och sedan, vid en påminnelse, byta till Egen utskrift eller Fjärrprint" för att lägga till avgiften för pappersfaktura.

Inställningarna för medlemsdebiteringens senare del är av/på inställningar som kontrolleras genom kryssrutor. Dessa är för de mesta självförklarande men det är bra att vara uppmärksam på vissa detaljer.

Skapa fakturor med OCR-nummer. Som är så korta som möjligt eller mellan 9 och 12 tecken. OBS denna inställning ska ni inte ha påslagen om ni inte har ett avtal med er bank om att ni ska kunna nyttja OCR. Om ni slår på denna inställning utan att ha detta på plats kommer betalningsformuläret era ägare använder i sina internetbanker att protestera och säga att OCR numret de har angivet inte är giltigt.

Skicka e-fakturor till privatpersoner är en inställning som precis som den ovan kräver avtal med er bank. Nästan alla banker är kompatibla med Bankgirot som vi använder, däremot har Nordea och Swedbank sina egna lösningar och är därför inte kompatibla i detta fall. Observera att detta endast gäller fakturor till privatpersoner, så företag och myndigheter kan ni oavsett bank skicka e-faktura till utan avtal. Ni kan se dessa mottagare under fliken "Fakturor/Utskrift"-"Anmälningar e-faktura".

Samla debitering för en ägares samtliga fastigheter på samma faktura är rätt självbeskrivande. Om en ägare äger flera fastigheter och är betalansvarig för samtliga så innebär denna inställning att ägaren får en enda faktura som innehåller fakturaposter med alla dessa fastigheter och deras belopp med summering längst ner. Detta är en bra inställning att ha på om man vill minska antalet fakturor generellt. Om den inte är påslagen innebär det istället att en faktura per fastighet kommer att skapas vid fakturering. Så om en ägare äger fastighet A, fastighet B och fastighet C så får han en faktura för fastighet A, en annan för fastighet B och en tredje för fastighet C, istället för en enda faktura som innehåller alla tre, dvs fastighet A, B och C.

Skriv ut information om ägd andel och ev. inkluderade ägare på faktura innebär att inte bara mottagarens, dvs den betalansvariges ägda andel i fastigheten, specificeras på fakturan utan också andelen eller andelarna hos andra ägare till fastigheten (om sådana finns). 

Runda av fakturasumman betyder att slutsummering på en faktura kommer att resultera i ett heltal, d.v.s. en summa utan decimaler. Denna avrundning kommer att inträffa i de fall där fakturans belopp är ett decimaltal. Alternativen för avrundning är "uppåt eller nedåt till närmaste hela krona" och "nedåt till närmaste hela krona". Vi rekommenderar att ni har denna inställning påslagen med ett av dessa alternativ. Det blir mycket enklare för en mottagare av fakturan att veta vad denne ska betala om slutsiffran är ett heltal. Om det innehåller decimaler tenderar vissa att göra en egen godtycklig avrundning och ni får in betalningar på andra belopp än de som är fakturabeloppen, totalt sett några fler eller några färre kronor än det som ni efterfrågade.

Fördelning av betalansvar har alternativet Fördela automatiskt betalansvaret till en ägare per fastighet vid ägarbyte. När denna inställning är påslagen så kommer nya ägare som tillkommer på en fastighet via medlemsuppdatering att få sig tilldelat ett betalansvar. Detta förekommer i de fall som en ny ägare ersätter en tidigare ägare helt. Man kan alltid i efterhand inne på fastighetens sida reglera betalansvar manuellt, det enda kravet som finns är att minst en ägare på fastigheten är markerad som betalansvarig. Fördelningen av betalansvar sker enligt en viss logik där systemet i första hand prioriterar ägare som även äger andra fastigheter i föreningen och ägare med e-postadress eller postadress. Juridiska personer prioriteras också högt. Sedan gäller vilken ägare som har störst andel, innehaft lagfart längst, eller helt enkelt är äldst. Personer med skyddad personuppgift och dödsbon sätts inte som betalansvariga om det går att undvika det. Det finns scenarion vid ägarbyte där denna inställning sätts i bruk och i scenarion där den inte gör det. Ägare A och B äger en fastighet som de säljer till ägare C och D, som då ersätter A och B som aktiva ägare på fastigheten. När detta sker (dvs genom inläsning i systemets register via importguiden med uppgifter från Lantmäteriet) sätts en av dessa nya ägare C eller D automatiskt till att vara den betalansvarige på fastigheten. I scenariot där ägare A och B äger fastigheten och inte helt säljer ut sina andelar utan delar av dessa till ägare C och D så tilldelas inget nytt betalansvar till C eller D då A eller B, eller både A och B redan har betalansvar. Kravet är att minst en ägare på en fastighet har betalansvar. Om flera ägare har betalansvar fördelas beloppet som debiteras efter respektive ägares andel i procent. Om t.ex A och B äger 25% vardera av fastigheten och är betalansvariga utan att C och D är det, så tilldelas A en faktura på 50% av fastighetens totala avgift och B en faktura på 50% av fastighetens totala avgift. Om endast A är betalansvarig (oavsett procentuell ägd andel) så tilldelas denne en faktura på 100% av fastighetens avgift.

Automatisk inläsning av betalfiler

Detta är en tjänst som måste sättas upp mot banken innan det går att hantera via Vägfas. Tjänsten i sig innebär att banken skickar betalfiler direkt till Vägfas, och att det sker en automatisk matchning av betalningar och fakturor i Vägfas. På så sätt underlättar ni avprickningen av fakturabetalningarna avseevärt i Vägfas. Observera att Vägfas och Aritma inte tar ut en kostnad för detta, men att banken kan göra det.

Kivra

Denna inställning ger er möjlighet att skicka fakturor och dokument till era medlemmar via Vägfas. Det kostar inget att ansluta föreningen till Kivra, men Observera att Vägfas tar ut en avgift för Kivra-utskick på 9kr per försändelse. 

Samtycke enligt GDPR 

Denna inställning ger er möjlighet att inhämta samtycke gällande distribution av personuppgifter. Om ni slår på denna inställning kan era medlemmar också lämna samtycke för distribution av deras personuppgifter, t.ex. i medlemslistor och med andra utskrifter från systemet. Detta är alltså utöver samtycket för lagring och användning av personuppgifter för att t.ex. skicka fakturor och annan information med e-post.

Ägarinloggning 

Här kan ni välja att slå på denna funktion om ni vill inkludera era medlemmar. Era medlemmar får varsin personlig kod som de använder för att logga in på sin medlemssida. Där kan de ange sina kontaktuppgifter, lämna samtycke enligt GDPR, ladda ned fakturor de fått från föreningen, samt se information om sin fastighet. Är den inte aktiverad skickas inga personliga koder och era medlemmar kan inte logga in till sin personliga sida.

• Ägarnas förändringar läggs automatiskt in i registret - Om denna är vald lägger systemet automatiskt in de ändringar era medlemmar gör i registret. Ni kan se alla ändringar på sidan "Medlemsfastigheter"-"Ägarförändringar". Är denna inte vald måste en föreningsadministratör manuellt godkänna alla förändringar för att de ska skrivas in i systemet. Tills dess är det gamla värdet kvar.
• Ägare kan ändra sin adress - Gör det möjligt för ägare att även ändra sin fakturaadress på den personliga sidan.
• Ägare kan välja att få dokument och fakturor på papper - Om denna är vald kan era medlemmar välja att de alltid vill ha sina fakturor och andra dokument på papper, även fast de har angett en e-postadress.
• Ägare kan välja att få dokument och fakturor via e-post - Är denna vald kan kan era medlemmar välja att de i första hand vill ha dokument och fakturor via e-post.
• Ägare kan efterfråga momsintyg - Är denna vald kan era medlemmar ange att de har en näringsfastighet och att de är berättigade att dra av sin andel av föreningens momsutgifter. Ni kan då sedan använda detta som ett filter när ni skapar momsintyg och endast skicka till de medlemmar som angett detta. Läs mer om detta här.

Föreningens text på ägarsidan - Här kan ni ange valfri text som ska synas för er medlemmar när de loggar på ägarinloggningen.

Tonkilometerberäkning

Här väljer du föreningens "Produktionsområde för jordbruk" och "Tillväxtområde för skogsbruk". Sverige är indelat i ett antal områden efter de naturliga förutsättningarna för jordbruk och skogsbruk och dessa områden tar man hänsyn till när man gör tonkilometerberäkningar, för att avgöra hur stora andelstal jordbruks- och skogsfastigheter ska ha. Kontakta Lantmäteriet om ni inte har uppgift om vilka områden er föreningen tillhör.