Kom igång med bokföring

Det är meningen att det ska vara enkelt att bokföra i Vägfas! Till en början är det bra om man ser över inställningarna under "Bokföring"-"Bokföringsinställningar" i Vägfas. Där bestämmer man bland annat:

• Räkenskapsår - allt man skapar i bokföringsprogrammet hamnar i det räkenskapår som man valt som aktivt.
• Bokföringskonton - finns många förvalda konton att anpassa eller skapa fler i "Kontoplanen" i Vägfas.
• Bokföringskategorier - som kopplas till verifikationsserier.
• Verifikationsserier - används för att dela in bokföringskategorierna i olika nummerserier för att särskilja olika typer av verifikationer.

Här bestämmer man också hur denna del av Vägfas ska förhållas till själva bokföringsprocessen, dvs om det hela ska ske i Vägfas eget bokföringsprogram eller om det ska ske i externt bokföringsprogram, samt vilken bokföringsmetod som skall gälla: faktureringsmetoden eller kontantmetoden.

Om man avser att bokföra i Vägfas men redan har skapat verifikationer i sitt externa bokföringsprogram kan man läsa in dem via SIE-filsimport till Vägfas genom import/export-guiden under "Bokföring"-"Import/Export".

Om man har tänkt att importera verifikationer från flera år är det viktigt att börja med det äldsta så att det inte blir något glapp mellan åren utan de kan byggas på varandra.

Genom denna import kommer verifikationerna av fakturor och betalningar med mera in i Vägfas, dessa återfinns sedan under "Bokföring"-"Verifikationer". På samma sida kan man skapa verifikationer baserade på fakturor och betalningar som har skapats/registrerats i Vägfas, så man kan komplettera om man nu inte hade hade alla fakturor/betalningar på det ena eller andra stället.

Självklart går det också att exportera verifikationer man skapat i Vägfas genom SIE-export till externt bokföringsprogram om man hellre vill göra bokföringen där.

Om man redan har skapat en verifikation för en faktura där man insett att något blivit fel och inte stämmer med vad man har planerat så kan man självklart ta bort den för att sedan göra om den efter åtgärd. Det kan handla om t.ex att verifikationen hamnat i fel verifikationsserie eller varit kopplad till fel bokföringskonto. 

Om man använder ett externt bokföringsprogram som sitt bokföringsprogram och har exporterat SIE-fil innehållande verifikationen som blivit fel dit, kan man i vissa fall reglera och ändra informationen i den så att den på så sätt anpassas till de inställningar man har i bokföringsprogrammet.

För att undvika att behöva ta bort och göra om en verifikation så att är det bra att se över vilka förinställningar man angivit som t.ex bokföringskonto som skall kopplas och även inställningar som man anger i exportguiden för skapandet av verifikationer, t.ex hur verifikationen eller verifikationerna skall grupperas i Vägfas bokföringsprogram eller externt program.

Innan man skapar verifikationer för fakturor är det bra om man sett till att man har rätt bokföringskonto till varje fakturarad (bokföringsobjekt). Dessa går att koppla samman inne på "Bokföring"-"Fakturarader".

Om inte bokföringskontot finns inlagt som man har tänkt ska kopplas till en eller flera fakturarader så kan man alltid skapa upp det i kontoplanen i Vägfas under "Bokföring"-"Kontoplan". 

Det finns olika typer av bokföringsrapporter som man kan få ut som dokument från Vägfas, i PDF för enkel utskrift eller i Excelformat, dessa får man ut genom utskrift/exportguiden i Vägfas under "Bokföring"-"Rapporter" och inkluderar:

• Kundreskontra - en sammanfattning av balansräkningen
• Huvudbok - en sammanställning av alla transaktioner per konto
• Balansrapport - en sammanställning över alla tillgångar och skulder under en specifik period
• Resultatrapport - en sammanställning över intäkter, kostnader och resultat under en specifik period

Slutligen behöver föreningen göra ett bokslut efter räkenskapsåret är över. För de flesta föreningar räcker det med ett s.k förenklat årsbokslut som består av en resultaträkning och en balansräkning.

Mer ingående information om bokföring hittar du under mappen Bokföring.