Inbetalningar via Aritma

Vägfas använder Aritma för att läsa in betalningar automatiskt från föreningens bankkonto. Aritma stödjer många nordiska banker och den moderna bankstandarden ISO 20022.Varje dag hämtas nya betalningar automatiskt till Vägfas. På "Förening"-"Inställningar" väljer ni om betalningarna också ska:

• matchas automatiskt
• eller hanteras manuellt

De äldre lösningarna Bankgiro Inbetalningar och Nordea Corporate Access Lite håller på att fasas ut. Har ni redan en aktiv Nordea-koppling fortsätter den fungera tills vidare. Läs mer hos Bankgirot:https://www.bankgirot.se/om-bankgirot/bankgirot-i-korthet/bankgirots-transformationsarbete/bankgiroprodukter-fasas-ut

Vad innebär automatisk inläsning?

Automatisk inläsning betyder att Vägfas hämtar bokförda transaktioner från banken via Aritma. När nya betalningar finns tillgängliga skapas de automatiskt i Vägfas. Det är alltid banken som avgör när en betalning är bokförd och kan hämtas. Därför kan det ibland finnas en mindre fördröjning. Vägfas kontrollerar automatiskt varje dag om det finns nya betalningar. När betalningar hämtas skapas en betalfil i Vägfas som används för att:

• koppla betalningarna till rätt förening
• matcha betalningar mot fakturor
• skapa betalningar i systemet

Vad innebär automatisk matchning mot fakturor?

På "Förening"-"Inställningar" väljer ni om Vägfas ska matcha betalningar automatiskt. Om funktionen är aktiverad försöker Vägfas matcha betalningar direkt när betalfilen lästs in. Matchningen görs främst med hjälp av:

• OCR-nummer
• fakturanummer
• andra betalningsreferenser

Om en betalning kan kopplas till en faktura matchas den automatiskt.

Om Vägfas inte kan matcha betalningen säkert lämnas den som omatchad.

Om automatisk matchning är avstängd så läses fortfarande betalningar in automatiskt, men Vägfas matchar dem inte mot fakturor.

När en betalfil har lästs in skickar Vägfas en matchningsrapport via e-post som innehåller:

• antal inlästa betalningar
• antal automatiskt matchade betalningar
• betalningar som behöver manuell kontroll
• matchade och omatchade belopp

Om någon betalning inte kunde matchas eller automatiska matchningar inte är aktiverat behöver ni kontrollera och hantera den manuellt på "Fakturor / Utskrift"-"Registrera betalningar".

Utbetalningar och negativa belopp

Aritma kan även läsa in utbetalningar från bankkontot. Dessa visas normalt som negativa belopp i Vägfas. På "Förening"-"Inställningar" finns valet Ignorera utbetalningar hämtade via bankkoppling.

Om valet är aktiverat så:

• ignoreras utbetalningar automatiskt
• matchas de inte mot fakturor
• normal betalningshantering påverkas inte

Ignorerade betalningar kan fortfarande visas på "Fakturor / Utskrift"-"Registrera betalningar" om ni väljer att visa ignorerade betalningar.

Kom i gång med Aritma

Onboardingguide för föreningar i Vägfas.

Följ stegen i ordning. Bankinstruktionen visas när ni har valt bank i formuläret i Vägfas. Dessa ska genomföras innan ansökan godkänns och skickas in.

1. Förbered och starta ansökan i Vägfas

1. Öppna ansökningsformuläret för Aritma i Vägfas.
2. Ange bank, clearingnummer och bankkontonummer.
3. Följ instruktionen för just er bank, i avsnitt 2, innan ni godkänner och skickar in formuläret.

2. Aktivera bankkopplingen hos er bank

Välj den bank som föreningen använder och följ sedan instruktionerna.

SEB

1. Logga in i SEB Business Arena (Internetbanken företag).
2. Gå till Produkter och tjänster → Automatisk bokföring.
3. Klicka på Fyll i och beställ.
4. Välj Aritma som affärssystem/leverantör.
5. Klicka på Lägg till konto och välj de konton som ska aktiveras.
6. Välj ett startdatum 1–3 bankdagar före planerad driftstart.
7. Klicka på Beställ och signera avtalet.

Swedbank

1. Öppna Swedbanks sida för bankintegration med affärssystem.
2. Logga in och klicka på Anslut.
3. Följ registreringsstegen och signera avtalet. 
   

Sparbankerna (anslutna till Swedbank)

1. Kontakta er Cash Management-rådgivare och beställ bankintegration med Aritma.
2. Ange att ni behöver detaljerad information om inkommande betalningar i datafilerna.
3. Signera de ISO-avtal som banken tillhandahåller.

Danske Bank

1. Kontakta er ordinarie kontaktperson på Danske Bank.
2. Begär integration för ISO 20022-filutbyte med Aritma.
3. Ange filtyperna Camt.054c och/eller Camt.053 Extended.
4. Signera avtalet som Danske Bank skickar.
5. Banken sätter upp filutbytet och meddelar Aritma.

Handelsbanken

1. Logga in i Handelsbankens internetbank för företag.
2. Gå till Affärstjänster → Beställ tjänster → Anslut ditt affärssystem → Aritma.
3. Följ stegen och signera avtalet för filutbyte med Aritma.

Nordea

1. Öppna Nordeas beställningsformulär för Corporate Access.
2. Välj Aritma som Ekonomisystem och fyll i kontona som ska kopplas.
3. Den person som angetts som firmatecknare får avtalet för digital signering.
4. Banken sätter upp filutbytet och meddelar Aritma.

• Om banken frågar efter filtyp så är det Camt.053 och Camt.054 som kan användas.

Banken kan rekommendera vilken av dessa som ska beställas.

3. Skicka in ansökan i Vägfas

När bankens steg är genomförda godkänner ni och skickar in ansökningsformuläret i Vägfas. Ni får då en engångslänk till Aritma, vilket betyder att den endast går att klicka på EN gång.

• Om något går fel, efter att ni klickat på länken, behöver ni ta bort den tidigare ansökan, fylla i formuläret igen och skapa en ny länk. 

           För att ta bort ansökan i Vägfas går du till Verktyg → Automatiska inbetalningar och klickar på ”Ta bort”-knappen.

4. Skapa och verifiera användare hos Aritma

1. Öppna engångslänken till Aritma.
2. Skapa en användare genom att klicka på ”New user” under Continue-knappen.

         3. Verifiera användaren via både e-postadress och telefonnummer.

5. Kontrollera uppgifterna och signera

1. Granska formuläret som är förifyllt med organisationsnummer, bankkontonummer och inställningar för bankkopplingen.

2. Om allt stämmer, klicka på Continue.
3. Signera avtalet med BankID. Ni kan behöva scrolla ned i listan för att hitta svenskt BankID. Om signering lyckas så kommer det stå ”Done” på skärmen.

6. Invänta godkännande och aktivering

När ansökningsformuläret i Vägfas har statusen ”Väntar på godkännande” är ni klara med era steg i Vägfas/Aritma-flödet. Vägfas hämtar status för ansökningarna kontinuerligt men var beredd på att ändringen från status ”skapad” kan dröja något och inte nödvändigtvis betyder att något gått fel.

Bra att veta:

• Bankerna Länsförsäkringar och Sparbanken Syd är inte uppkopplade med Aritma
• Har ni någon av dessa banker kan ni fortfarande läsa in betalfiler manuellt
• Kopplingar med BgMax funkar fortfarande i Vägfas.

När kopplingen är aktiv

När kopplingen är klar börjar Vägfas automatiskt hämta betalningar från banken. 

Ni behöver då inte längre läsa in betalningsfiler manuellt för det anslutna kontot.

Om något inte fungerar ansökningen

Om betalningar saknas i Vägfas, kontrollera följande:

• att bankkopplingen är aktiv
• att rätt bankkonto är anslutet
• att banken har aktiverat kopplingen, kontakta er bankman
• att betalningen är bokförd hos banken
• att ni arbetar i rätt förening
• att betalningen inte ignorerats som utbetalning

Om allt ser korrekt ut men betalningen fortfarande saknas, kontakta supporten.