Hur fungerar e-postlösningen i Vägfas?

Ni kan använda Vägfas för att skicka fakturor och dokument med e-post. Däremot ingår ingen vanlig e-posttjänst med egen inkorg eller egen e-postdomän. Ni behöver därför ha en egen e-postadress där ni kan ta emot och besvara meddelanden.

Faktura- och dokumentutskick skickas från en föreningsspecifik adress under @vagfas.nu, till exempel exempelforeningen@vagfas.nu. För utskicket väljer ni vilken av era egna e-postadresser som ska ta emot svar. När mottagaren klickar på Svara i sitt e-postprogram går svaret normalt direkt till den valda adressen.

Vilka kontaktuppgifter som används beror på vilken funktion ni använder:

1. Avsändaruppgifter på fakturor och utskick
   Under Förening → Inställningar anger ni föreningens postadress och kontaktuppgifter. Dessa används på fakturor och försättsblad som skapas av Vägfas.
   När ni använder Fakturor/Utskrift → Fakturera/Sänd dokument kan ni kontrollera och ändra utskickets postadress i steg 3. Denna adress är skild från e-postens avsändaradress och svarsmottagare.
   
   
2. Svarsmottagare för e-postutskick
   I steg 5, Leveransmetod, väljer ni vilken e-postadress som ska ta emot svar på utskicket. Fältet heter ”Välj avsändaradress” i Vägfas, men valet anger svarsmottagaren. Själva e-postmeddelandet skickas fortfarande från föreningens adress under @vagfas.nu.
   Listan innehåller e-postadresser från föreningsadministratörer, styrelsemedlemmar och föreningens kontaktuppgifter under Förening → Inställningar. Här kan ni också ändra avsändarnamnet som visas för mottagaren, exempelvis föreningens namn.
   
   
3. Mottagare för hemsidans kontaktformulär
   Meddelanden som skickas via formulär på föreningens hemsida skickas till de e-postadresser ni har angett för formulären.
   Logga in på hemsidan och gå till Kontrollpanelen → Inställningar → Formulär. Ange mottagarna i fältet ”E-postmottagare för skickade formulär”. Ni kan lägga till flera mottagare. Inställningen gäller hemsidans samtliga formulär.
   
   
4. Kontaktuppgifter för kontakten med Vägfas
   Under Konto → Kontaktuppgifter anger ni föreningens kontaktperson hos Vägfas och mottagare av fakturor från Vägfas.
   Dessa uppgifter är separata från föreningens kontaktuppgifter under Förening → Inställningar och styr inte vem som tar emot vanliga svar på era medlemsutskick.
   
   

Om någon skickar ett meddelande direkt till föreningens @vagfas.nu-adress kan Vägfas vidarebefordra det. Då används i första hand en giltig e-postadress under Förening → Inställningar. Om den saknas försöker systemet använda svarsmottagaren från ett tidigare matchande utskick eller en annan tillgänglig administratörsadress.

Vidarebefordran är begränsad till avsändaradresser som tidigare har fått ett utskick från samma föreningsadress. Använd därför er egen e-postadress som allmän kontaktadress till föreningen.