Fakturera eller sänd dokument

Denna guide används för att skapa, granska och skicka fakturor eller dokument. Börja med att gå till "Fakturor/Utskrift"-"Faktuera/Sänd dokument".

Översikt av stegen

1. Typ av försändelse
2. Välj mottagare
3. Avgiftsperiod och/eller avsändare
4. Innehåll
5. Leveransmetod
6. Förhandsgranska och bekräfta

Bra att veta:

Du kan när som helst gå tillbaka med Tillbaka eller klicka direkt på ett steg

Inget skickas förrän du klickar på Bekräfta i steg 6

Steg 1: Typ av försändelse

Här väljer du vad du vill göra:

• Fakturera medlemsavgifter 
• Fakturera annat 
• Skicka påminnelse eller inkassokrav
• Skicka kredit- eller rättelsefakturor
• Skicka meddelande eller dokument
• Skapa intyg (t.ex. momsintyg)

Detta val styr hela resten av flödet och skiljer sig alltså åt.

Bra att veta:

Om du väljer att skicka till "Ägare" så innefattar det även ägare utan kopplad fastighet

Steg 2: Välj mottagare

Här väljer du vilka som ska få fakturan eller dokumentet.

• Välj fastigheter eller ägare beroende på val i steg 1
• Flytta från vänster lista till höger genom att markera fastigheter/ägare och sedan på Lägg till
• Har du redan markerat fastigheter/ägare innan guiden är de förifyllda

Bra att veta:

Använd t.ex. filtreringen Skicka endast till en ägare på samma postadress för att spara in postutskick.

Steg 3: Avgiftsperiod och avsändare

Här sätter du datum:

• Avgiftsperiod (vid t.ex. medlemsavgifter)
• Förfallodatum
• Fakturadatum

Viktigt att kontrollera:

Att datumen ligger inom rätt räkenskapsår

Att rätt avsändaradress är vald

Steg 4: Innehåll

Här bestämmer du vad utskicket innehåller. Du kan:

• Skriva eller välja ett meddelande
• Välja vilka avgifter (GA/sektioner) som ska ingå
• Ange fakturanummer eller nummerserie
• Lägga till egna fakturarader
• Lägga på fakturaavgift
• Bifoga dokument

Bra att veta:

• Du kan endast använda oanvända fakturanummer i Vägfas, oavsett om de makulerats eller krediterats
• Om du vill bifoga dokument vid fjärrprint så behöver du fylla i Kontrollera och justera dokument för A4-utskrift

Steg 5: Leveransmetod

Här väljer du hur fakturan skickas:

• Skriv ut själv - Vägfas skapar PDF-filer som du själv skriver ut och postar
• Fjärrprint - Vägfas sköter utskrift och post
• E-faktura - till företag/organisationer och/eller privatpersoner beroende på inställningar och avtal
• Kivra - skickas till alla medlemmar med aktivt Kivra-konto om Kivra är påslaget under inställningar
• E-post - är helt gratis och skickas till alla medlemmar med inlagd e-postadress

* Du kan även skicka ett kompletterande meddelande via SMS.

Bra att veta:

• Fjärrprint, Kivra, SMS och e-faktura har tillkommen kostnad per utskick
• Du har möjlighet att välja avsändare och ämnesrad för e-postutskick
• Det kan vara bra att bocka i 'Inkludera inloggningsinformation i e-post' om ni vill uppmana fastighetsägare att logga in i Vägfas
• Har du för avsikt att skicka e-post där medlemmarna ej har givit samtycke måste du bocka i 'Skicka e-post till dessa personer ändå' längst ner på sidan
• För att se aktuella priser, besök vår prislista

Prioritetsordningen på utskick är följande: 

• Fakturor: e-faktura, Kivra, e-post, Fjärrprint, egen utskrift 
• Dokument: Kivra, e-post, Fjärrprint, egen utskrift

Steg 6: Förhandsgranska

Här kontrollerar du allt innan utskick.

• Förhandsgranska alla fakturor och utskick
• Se hur varje försändelse skickas
• Se totala kostnaden för utskicket 

Bra att veta:

• Först när du klickar Bekräfta skapas och skickas allt
• Alla fakturor sparas i journalen
• Du kan se detaljer och uppdateringar om utskicket via "Verktyg"-"Leveranser"
• OCR-nummer måste aktiveras via "Förening"-"Inställningar" om det ska användas
• Föreningsadress måste anges för att kunna skicka e-faktura under "Förening"-"Inställningar"
  
  

Se även vårt videoklipp för hur man fakturerar och skickar dokument här.