Signera dokument digitalt med BankID

I Vägfas kan ni skicka dokument för digital signering med BankID till styrelsemedlemmar och/eller ägare. För att en person ska kunna signera måste personen ha en e-postadress samt ett personnummer registrerad på sin profil.

Funktionen finns under "Fakturor / Utskrift"-"Fakturera / Sänd dokument". Ni kan även starta utskicket direkt från olika listor i systemet där ägare visas.

Skicka dokument för digital signering med BankID

Det vanligaste exemplet på att använda e-signering är att skicka dokument till styrelsemedlemmar för signering av exempelvis:

• mötesprotokoll
• beslut
• föreningsdokument

Styrelselistan finns under "Förening"-"Styrelse".

Markera de personer som ska signera och klicka på Skicka meddelande/signering till valda. Välj sedan Skicka dokument för signering med BankID (välj ägare).

Ni har själva möjlighet att välja signeringstid.

Ni kan välja mellan:

• 1 dag
• 2 dagar
• 3 dagar
• 1 vecka
• 2 veckor
• 1 månad

Efter att tiden gått ut fungerar inte signeringslänken längre och ni måste börja om med ett nytt utskick. Alla måste signera för att dokumentet ska vara giltigt.

När ni ladda upp dokumentet anger ni:

• ämnesrad
• meddelande till mottagarna
• dokument som ska signeras

Dokumenten måste vara i PDF-format. Ni kan ladda upp ett eller flera dokument via Lägg till PDF-dokument. Om flera dokument laddas upp kan ni välja Sammanfoga dokument till en fil. Då blir det en gemensam signering för alla dokument.

När det är dags att skicka signeringen så visas:

• mottagare
• bifogade dokument
• sammanställning av utskicket

Klicka på Bekräfta för att skicka iväg signeringsdokumentet till valda medlemmar.

När utskicket skickats används TwoDay som BankID-leverantör och Ciceron SendSign som signeringstjänst.

Mottagaren får ett e-postmeddelande från no-reply@ciceron.cloud. Ämnesraden är Vägfas AB via Ciceron SendSign.

Signera dokumentet digitalt med BankID

Mottagaren klickar på Öppna dokument i mottagen e-post.

Därefter öppnas signeringssidan där mottagaren kan:

• läsa dokumentet direkt i webbläsaren
• signera
• avböja signering

Om mottagaren inte vill signera direkt går det bra att stänga sidan och återkomma senare, så länge signeringstiden inte gått ut.

För att slutföra signeringen används:

• BankID på denna enhet
• Mobilt BankID på annan enhet

Vid Mobilt BankID på annan enhet visas en QR-kod som skannas i BankID-appen med t.ex. en mobiltelefon.

Följ status på signeringen

Alla utskick för signering finns under "Verktyg"-"Leveranser".
Här visas bland annat:

• när utskicket skapades
• hur många som signerat
• sista datum för signering
• status för varje mottagare

Ni kan även:

• avbryta signeringen i förtid
• öppna originaldokumentet

Statuslistan uppdateras ungefär en gång per timme.

När alla har signerat

När samtliga mottagare har signerat skickas ett bekräftelsemail till avsändaren innehållande:

• tidsstämpel
• signeringsinformation
• extra sida med namn, datum och tid för alla signeringar

Det signerade dokumentet sparas automatiskt i mappen Signerade dokument under "Konto"-"Föreningsdokument". Mappen skapas automatiskt första gången ett dokument signeras.

Bra att känna till om e-signering med BankID:

• Endast personer med registrerad e-postadress visas i mottagarlistan
• Max 10 mottagare kan väljas per signering
• Ni kan när som helst lägga till eller ta bort mottagare innan utskicket skickas.