Bokföringsinställningar

Gå till "Bokföring"-"Bokföringsinställningar" för att hantera de olika inställningarna för bokföringen.

Räkenskapsår

Det första att ställa in är räkenskapsåret som man vill jobba i under Aktivt räkenskapsår. Om man inte har detta året att välja på i rullisten så får man skapa det genom att klicka på Redigera räkenskapsår. Då kommer en ruta upp där man klickar på Skapa och sedan väljer man start- och slutdatum på räkenskapsåret.

Man kan även redigera ett befintligt räkenskapsår genom att markera det ovan och klicka på Redigera. Det viktiga är att alla räkenskapsåren som man vill skapa hänger ihop utan något "glapp" mellan och att Räkenskapsåret måste vara på minst 6 månader och som längst 18 månader. Räkenskapsåret får heller inte börja eller sluta mitt i en månad.

Under samma rubrik finns en flik Redigera bokföringsprogram, genom att klicka på den får man upp alternativ för vilket bokföringsprogram som man önskar att använda och här kan man välja mellan Vägfas eget bokföringsprogram eller ett externt bokföringsprogram som då betyder att man skapar en SIE-fil som man sedan tar ut och för över via SIE-export.

Bokföringsmetod väljer man också i denna vy. Här kan ni välja mellan både kontantmetoden och faktureringsmetoden. 

Det är viktigt att välja rätt metod från början då det inte går att ändra sitt val när man väl har börjat bokföra, utan då behöver man byta till nästa räkenskapsår.

Mer om bokföringsmetoderna kan du läsa här: Fakturametoden eller kontantmetoden

Förvalda konton

Innan man börjar skapa verifikationer av fakturor/betalningar i programmet kan det vara bra att se över vilka bokföringsobjekt som finns kopplade till respektive bokföringskonto.

För att ändra kopplingen för ett bokföringskonto till ett eller fler bokföringsobjekt klicka på Redigera förvalda konton. Här går det att välja ut ett bokföringskonto i rullist, dessa är kategoriserade efter olika serier som passar in på de olika bokföringsobjekten. Serierna behöver inte skapas på förhand utan finns redan och detta utgångsläge är ett förslag på hur respektive bokföringsobjekt- och konto kan paras ihop. Här ställer man även in konton som ska kopplas till eventuella resultatenheter. 

Det går även att skapa upp egna bokföringskonton om man inte hittar det man söker i någon av rullistorna. Detta gör man under Kontoplan.

Förvalda kategorier

Nedan visas de förvalda kategorierna med verifikationsserier när man har sitt bokföringsprogram inställt på Vägfas inbyggda bokföring. Man kan även ändra vilken verifikationsserie som ska tillhöra en kategori genom att klicka på Redigera förvalda kategorier. 

Verifikationsserier som man kan välja på är de förskapta som du kan se under rubriken 'Verifikationsserier'.
Dessa gäller då man angett Vägfas som sitt bokföringsprogram, om man valt 'externt bokföringsprogram' är endast kategorierna "A: Medlemsavgift" och "B: Betalningar" valbara.

Verifikationsserier

En verifikationsserie är en numrerad följd av bokföringsposter och används för att enkelt kunna spåra ekonomin samt skapa en struktur. Vill man lägga till en ny serie så klickar man på Ny serie.

Förvalda verifikationsserier:

A: Medlemsavgift

B: Betalningar

C: Manuella verifikationer

L: Mottagande av leverantörsfaktura

LB: Betalning av leverantörsfaktura

Med Vägfas som valt bokföringsprogram kan man självklart, vid behov, skapa fler och/eller ändra verifikationsserierna.

För att skapa en verifikationssammanställning gå till "Bokföring"-"Verifikationer", i listan markera alla verifikationer som ska vara med i sammanställningen och klicka på Skriv ut / exportera valda verifikationer.

Resultatenheter

I bokföring  är resultatenheter ett verktyg för att dela upp ekonomin i eran samfällighet i olika delar så att man kan se resultat (intäkter och kostnader) för varje del separat. Det hjälper helt enkelt föreningen att följa upp ekonomin mer detaljerat.

En resultatenhet är ett begrepp inom redovisning som används för att gruppera och redovisa resultat (intäkter minus kostnader) för en viss del av verksamheten. I en samfällighetsförening kan det t.ex. vara:

• En specifik anläggning (t.ex. garage, lekplats, väg)
• Ett delområde inom samfälligheten
• Ett projekt (t.ex. ett dräneringsarbete eller uppgradering av belysning)
• En intäktskälla (t.ex. uthyrning av lokal)

Det ger föreningen bättre överblick och kontroll över ekonomin genom att t.ex.:

• Se vilka delar av verksamheten som går med överskott eller underskott
• Planera framtida underhåll eller investeringar
• Fördela kostnader rättvist mellan medlemmar
• Följa upp budget per område eller projekt

Koden för en resultatenhet består av upp till 6 tecken, dvs av bokstäver och siffror. I exemplen ovan är resultatenheterna i endast siffror som är helt godtagbart.

För att skapa en resultatenhet går du till  "Bokföring"-"Bokföringsinställningar"  och scrolla ner till Resultatenheter. Klicka på Lägg till. Här lägger du till kod och namn för resultatenheten du vill skapa. Kryssrutan för Aktiv indikerar att resultatenheten är aktiv i det innevarande räkenskapsåret. För att spara resultatenheten klicka på Spara.