Verifikationer

Manuella verifikationer

För att göra manuella verifikationer i Vägfas så behöver ni först se till att ni har ställt in allt som ni önskar samt vägfas inbyggda bokföring under "Bokföring"-"Bokföringsinställningar". När allt är inställt korrekt så går ni till "Bokföring"-"Verifikationer". Tryck sedan på Lägg till för att göra verifikationen manuellt. Skriv in bokföringsdatum, en beskrivning av verifikationen, koppla eventuellt underlag för verifikationen (kvitto/faktura/spec) och därefter fyller ni i önskade kontoklasser med debet och kredit. Det är även viktigt att välja korrekt verifikationsserie. Systemet kommer att säga till när något saknas/behövs fyllas i. Glöm inte att trycka på Lägg till och spara när allting är ifyllt.

Status för verifikationer

Statusen "Preliminär" på en verifikation innebär att bokföringsåret ännu inte är låst. Så länge räkenskapsåret är öppet har verifikationerna denna status och kan fortfarande ändras vid behov.

Det finns två statusar på verifikationer:

• Preliminär verifikationen tillhör ett öppet räkenskapsår och kan redigeras
• Låst verifikationen tillhör ett låst räkenskapsår och kan inte längre ändras

När räkenskapsåret låses ändras statusen automatiskt från preliminär till låst, och bokföringen blir då fast.

Skapa verifikationer för fakturor och betalningar

För att skapa verifikationer på samtliga fakturor och betalningar som finns i ert Vägfassystem så går ni till  "Bokföring"-"Verifikationer". Klicka sedan på Skapa verifikationer för fakturor och betalningar uppe i högra hörnet.

Steg 1:

Välj sedan ett av alternativen nedan och gå vidare:

• Skapa verifikationer för fakturor (överföring till Vägfas bokföring eller externt bokföringsprogram)
  Detta val är endast för er som använder faktureringsmetoden. Här ställer ni upp skulden för medlemsavgifterna i er bokföring enligt ert förvalda konto.
  
  
• Skapa verifikationer för betalningar (överföring till Vägfas bokföring eller externt bokföringsprogram)
  Detta val är både för er som använder er av kontant- och faktureringsmetoden. Här samlas intäkterna från era medlemsavgifter till förvalt konto.
• Överföring av obetalda belopp (överföring till Vägfas bokföring eller externt bokföringsprogram, endast kontantmetoden)
  Detta val är endast för er som använder kontaktmetoden. Här registrerar ni eventuell kvarvarande skuld från obetalda medlemsavgifter.

Steg 2:

Fakturor och betalningar som det redan har skapats verifikationer på kommer inte fram i listan då man endast kan ha en verifikation per faktura/betalning åt gången. Vägfas håller koll på vilka fakturor som redan är exporterade och tillåter inte att de exporteras igen. Detta för att undvika att man av misstag exporterar samma faktura eller betalning flera gånger till bokföringen.

Steg 3:

Här ställer man in hur man vill att informationen om verifikationerna som skapas skall sorteras i Vägfas bokföringsprogram eller externt bokföringsprogram. Här väljer du också hur verifikationerna ska grupperas (enskilt eller periodsvis) och kopplas samman med relaterad information såsom medlemskoppling när SIE-filen sedan läsas in i Vägfas bokföringsprogram eller externt bokföringsprogram.

Räkenskapsperiod - Talar om vilken räkenskapsperiod som kommer att exporteras till SIE-filen. Detta värde är samma är det valda aktiva räkenskapsåret under fliken "Bokföringsinställningar", så ska exporten för ett annat år utföras behöver man ändra till det i dessa inställningar.

Verifikationskommentar - Här väljs den kommentar som kommer att synas för verifikationen i bokföringsprogrammet.

Exportera verifikationsnummer - Om varje verifikation ska få ett unikt löpnummer i och med exporten, detta nummer går vanligtvis enkelt att skapa i bokföringsprogrammet. Vi rekommenderar att man använder verifikationsnummer då det blir lättare att jämföra verifikationerna i Vägfas bokföringsprogram eller externt bokföringsprogram.

Exportera medlemskoppling - Exporterar även namn på fakturamottagarna i en form av "medlemsregister" som vissa bokföringsprogram har stöd för att läsa in. Notera att ni även kan få med namnet på fakturamottagaren i kommentaren till verifikationen. Vi rekommenderar att ni inte använder denna funktion då det lätt kan krångla till det vid import till externt bokföringsprogram, däremot funkar detta utmärkt i Vägfas bokföringsprogram då det ligger inom samma programstruktur som övrigt program med medlemsregister.

Verifikationsserie - Vilken av serierna som denna export ska läggas till i. Dessa serier samt deras kopplingar till fakturor eller andra mål kan redigeras under fliken "Bokföringsinställningar".

Nästa verifikationsnummer - Vilket som kommer att bli det första löpnummer för verifikationerna.

Gruppera exporterade fakturor - Välj om det ska skapas en verifikation per faktura eller om de ska "klumpas ihop" enligt dag, vecka, månad eller år. Notera att det oavsett skapas transaktionsrader för varje faktura, med kommentar om fakturanummer och mottagare, så man går inte miste om någon information i bokföringen.

Steg 4:

Här kan man förhandsgranska sina verifikationer. Under rubriken Transaktioner ser man samtliga transaktionsrader som kommer att exporteras, samt vilka verifikationer de kommer tillhöra. Man ser också vilka bokföringskonton som transaktionerna balanserar. Om man klickar på fakturanumret öppnas fakturan i en ny flik i webbläsaren.

Om programmet upptäcker att något verkar konstigt visas en varning på den raden. Genom att föra muspekaren över varningsikonen så får man en utförligare förklaring av vad som är fel och hur detta kan åtgärdas.

Steg 5:

I det sista steg klickar man på nedladdningsknappen Ladda ner filen för att hämta SIE-filen och spara den på datorn. Möjligheten att ladda ner filen från detta steg är bara tillämpat om man har valt SIE-export till externt bokföringsprogram i sina bokföringsinställningar.

Om man istället har valt Vägfas inbyggda bokföring i sina bokföringsinställningar så läggs verifikationerna som skapades genom exporten direkt på sidan för skapade verifikationer.

Korrigera felaktiga verifikationer   

Så länge man inte har låst ett räkenskapsår så går det att korrigera felaktiga verifikationer genom att gå till "Bokföring"-"Verifikationer". Här visas en lista över alla verifikationer som är registrerade för det valda räkenskapsåret. Identifiera den felaktiga verifikationen genom att leta efter den specifika affärshändelsen eller verifikationsnumret och tryck sedan på Ändra på raden som ska korrigeras. Gör sen nödvändiga korrigeringar, såsom att: 

• Justera belopp. 
• Ändra datum.
• Rätta till felaktigt angivet konto. 

Spara ändringarna när du är klar.

Om ändringar inte är tillräckliga, eller om verifikationen är felaktig, så kan du ta bort den genom att klicka på Ta bort. Oberservera att det endast går att ta bort den sista verifikationen i en verifikationsserie. Verifikationerna organiseras automatiskt med nummer och efter den valda verifikationsserien. Systemet ser automatiskt till att de nya verifikationerna följer korrekt löpnummerordning, vilket är ett krav enligt bokföringslagen.

Det går alltid att ändra eller korrigera en verifikation så länge inte det aktuella räkenskapsåret är låst. Skulle man råka låsa ett räkenskapsår så går det inte att korrigera verifikationerna utan då får man istället lägga till nya verifikationer för att korrigera eventuella fel.