Vad är en SIE-fil?
En SIE-fil (Standard Import Export) är ett standardformat för att utbyta bokföringsdata mellan ekonomisystem i Sverige. Den används för att exportera och importera information som kontoplan, verifikationer, saldon och transaktioner mellan olika program, till exempel från ett bokföringssystem till ett boksluts- eller revisionsprogram.
SIE-filen i sig är en textfil med ett standardiserat innehåll, vilket gör att olika ekonomisystem kan läsa och tolka informationen på samma sätt. Detta minskar behovet av manuell registrering och risken för fel vid överföring av bokföringsdata.
I Vägfas kan du borde importera filer till Vägfas inbyggda bokföring och exportera filer till externa bokföringsrprogram.
Export av SIE-fil
Följ dessa steg för att exportera bokföringsdata via SIE till ett externt bokföringsprogram:
Steg 1:
Gå till "Bokföring"-"Verifikationer", klicka på Skapa verifikationer för fakturor och betalningar och välj ett av följande alternativ:
- Skapa verifikationer för fakturor (överföring till Vägfas bokföring eller externt bokföringsprogram).
- Skapa verifikationer för betalningar (överföring till Vägfas bokföring eller externt bokföringsprogram).
Tryck på Fortsätt.
Steg 2:
Här väljer du önskat räkenskapsår och vilka fakturor eller betalningar som ska exporteras. Du kan välja enstaka poster eller alla. Bekräfta räkenskapsår och gruppering.
Steg 3:
Här kontrollerar du att uppgifterna stämmer. Här kan du också gruppera fakturorna per:
- Enskild faktura
- Dag
- Vecka
- Månad
- År
Steg 4:
Här granskar du exporten för att säkerställa att allt är korrekt. Om något behöver justeras, exempelvis kontoklasser, kan detta göras i bokföringsinställningarna. När allt ser rätt ut, tryck på "Fortsätt till steg 5" för att slutföra exporten.
Steg 5:
Exporten är färdig och du kan ladda ner din nya SIE-fil.
Bra att känna till om export av SIE-fil:
- Det går inte att bryta serien av räkenskapsår i Vägfas.
- De exporterade verifikationerna sparas sedan på sidan exporterade verifikationer, och om önskar att exportera dessa igen behöver man gå dit och ta bort dem först.
- Vägfas håller reda på vilka fakturor och betalningar som exporterats och tillåter inte att de exporteras igen såvida dom inte tas bort.
Rätta felaktig export
Under "Bokföring"-"Bokföringsinställningar" hittar du länken till alla exporterade fakturor och betalningar. Under rubriken Räkenskapsår hittar du en knapp med namnet Exporterade fakturor och betalningar.
Man kan välja om man vill se alla fakturor och betalningar, eller enbart fakturor eller betalningar. Man kan också välja vilket räkenskapsår man vill se verifikationerna för.
Listan ovan har följande kolumner:
- Verifikation - Verifikationens serie och löpnummer, t.ex. "A23", eller "B142".
- Objekt - Vilka fakturor eller betalningar som innefattas av verifikationen. Klickar man på fakturanumret öppnas den i en ny flik.
- Exporterat - Vilket datum som verifikationen exporterades. Man kan även se vilken användare i Vägfas som gjorde exporten.
Här kan man även skapa en SIE-fil baserat på valda verifikationer samt ta bort verifikationer vid behov.
För att skapa en SIE-fil, markera alla verifikationer som ska ingå. Klicka sedan på Skapa SIE-fil baserat på valda verifikat, då hämtas en SIE-fil hem. SIE-filen kan sedan importeras till erat bokföringsprogram.
För att ta bort verifikationer markerar man dessa och sedan klickar på Ta bort verifikationer och på Spara. När verifikationerna är borttagna kan man göra en ny export av de respektive fakturor eller betalningar man tog bort.
Anledningen till att man vill ta bort en eller flera verifikationer av fakturor eller betalningar är att man vill ändra på något i efterhand som man inser har blivit fel på dessa i grunden som också ska reflekteras i bokföringsprogrammet. En annan anledning till att bort verifikationer för att sedan skapa upp dem igen är att fel bokföringsinställningar har angivits inför den genomförda exporten. Det kan bara finnas en verifikation för en faktura eller betalning åt gången, detta för att undvika "dubbletter" av dessa i bokföringsprogrammet.
Import av SIE-fil
Följ dessa steg för att importera bokföringsdata via SIE till ett Vägfas inbyggda bokföringsprogram:
Steg 1:
Gå till "Bokföring"-"Import/Export" och välj alternativet för att importera en SIE-fil.
Steg 2:
Ladda upp SIE-filen
- Klicka på knappen Välj SIE-fil.
- Leta upp SIE-filen på din dator och ladda upp den till systemet.
- Observera att filen måste vara i rätt format (t.ex. SIE4) för att kunna importeras korrekt.
Steg 3.
Anpassa kontoinställningarna
- När filen har laddats upp, gå vidare till steg 2.
- Här finns alternativet Importera endast använda konton:
- Om du markerar rutan: Endast de konton som faktiskt används i bokföringen (dvs. med transaktioner) importeras.
- Om du avmarkerar rutan: Hela kontoplanen från SIE-filen importeras, även de konton som inte används.
Steg 4:
Kontrollera ingående balanser
- I steg 3 visas de ingående balanserna från SIE-filen.
- Gå igenom och säkerställ att de stämmer överens med föreningens bokföring.
- Om det finns avvikelser, kan du justera dessa i ditt ekonomisystem innan du går vidare.
Steg 5:
Granska verifikationerna
- I steg 4 väljer man vilka verifikationer som ska importeras och här kan man se verifikationernas serie och nummer. Man kan ävenvälja till vilken serie i programmet de ska läsas in. Men även lägga till en ny serie i programmet om den saknas, och då ange den nya seriens namn.
Steg 6:
Slutför importen
- När du har granskat och godkänt alla uppgifter, klicka på Fortsätt för att slutföra importen.
- I steg 5 visas en sammanfattning av den importerade datan, inklusive antal verifikationer, konton och saldon som överförts.
Steg 7:
Bekräftelse och avslutning
- När importen är klar får du en bekräftelse på att SIE-filen har lästs in i Vägfas.
- Nu är data tillgänglig i systemet och redo att användas i din fortsatta bokföring.
Var artikeln till hjälp?
Toppen!
Tack för din feedback
Vi beklagar att det inte var till hjälp
Tack för din feedback
Feddback skickat
Vi uppskattar din feedback och uppdaterar artikeln vid behov