OCR-nummer

Att använda OCR-nummer på fakturor gör att inbetalningar kan matchas och bokföras automatiskt. Det minskar manuellt arbete och risken för fel. Ett OCR-nummer är unikt för varje faktura och används för att identifiera betalningen när den kommer in.

OCR i Vägfas

När OCR används följer betalningen ett enkelt flöde:

• Fakturan får ett unikt OCR-nummer i Vägfas
• Medlemmen anger OCR-numret vid betalning
• Banken kontrollerar numret enligt vald kontrollnivå
• Du laddar ner inbetalningsfil från banken
• Filen läses in i Vägfas som automatiskt matchar betalningen

Det finns ingen direkt koppling mellan Vägfas och banken, utan OCR-numret är det som möjliggör matchningen mellan faktura och betalning. Automatiskt filöverföring är en annan typ av tjänst.

Bra att veta om OCR:

• Om ni slår på denna inställning utan att ha ett avtal med banken på plats kommer betalningsformuläret era ägare använder i sina internetbanker att protestera och säga att OCR numret de har angivet inte är giltigt.

Generera OCR-nummer

OCR-numret skapas automatiskt baserat på inställningar i systemet. Detta hanterar du under "Förening"-"Inställningar" och Medlemsdebitering.

Du kan välja mellan olika kontrollnivåer, det finns fyra alternativ:

• Mjuk kontroll
• Hård kontroll, checksiffra
• Hård kontroll, variabel längd + checksiffraRekommenderas
• Hård kontroll, fast längd + checksiffra

Vi rekommenderar variant 3: Hård kontroll, variabel längd + checksiffra. Den ger bäst balans mellan flexibilitet och felkontroll.

Hur OCR-nummer skapas i Vägfas

OCR-numret skapas av fakturautställaren (Vägfas) och är unikt för varje faktura. Det innehåller ofta information som kopplar betalningen till till exempel fakturanummer eller kund.

För att minska risken för fel innehåller OCR-numret en eller flera kontroller:

• Checksiffra (10-modul / Luhn) som säkerställer att numret är korrekt
• I vissa fall även en längdsiffra som anger hur långt numret ska vara

Dessa kontroller gör att banken kan stoppa eller varna vid felaktiga betalningar.

Hur OCR-numret är uppbyggt

OCR-numret kan variera i längd, men består alltid av:

• ett referensnummer (t.ex. kopplat till faktura eller kund)
• en längdsiffra (i vissa upplägg)
• en checksiffra

Vanligast är varianten med variabel längd + längdsiffra + checksiffra, vilket ger både flexibilitet och hög felkontroll.

Fördelar med OCR

• Effektivitet betalningar bokförs automatiskt
• Noggrannhet, färre fel vid registrering
• Säkerhet varje betalning identifieras korrekt

OCR fungerar med alla banker och är inte ett krav för e-faktura, men rekommenderas starkt.

Starta upp OCR

1. Ni aktiverar er OCR-tjänst hos banken
2. Ni behöver bocka i Skapa fakturor med OCR-nummer under "Förening"-"Inställningar" samt välja OCR-variant
3. Säkerställ alltid att OCR visas på alla fakturor i förhandsgranskningen