Fakturanummer

Ett fakturanummer består av tre delar: fakturaprefix, fakturasuffix och löpnummer. Dessa delar tillsammans skapar en unik identifiering för varje faktura.

Ett exempel är fakturanumret faktura 2021-5, där faktura är prefix, 2021 är suffix och 5 är löpnumret. Löpnumret startar alltid på 1 och ökar med varje ny faktura som skapas i samma serie.

Du kan själv påverka hur fakturanumret byggs upp. Fakturaprefix är valfritt, medan fakturasuffix alltid måste finnas eftersom det styr vilken serie fakturan tillhör. Som administratör kan du dessutom ändra prefixet från standardvärdet "faktura" till exempelvis "avgift" via "Förening"-"Inställningar".

Detta prefix används även när du debiterar medlemmar via "Fakturera/Sänd dokument", i steg 4 fakturainnehåll, där fakturanumret skapas.

När du fakturerar arbetar du alltid med en fakturaserie. Du kan då välja om du vill fortsätta på en befintlig serie eller starta en ny.

Om du till exempel har skapat en första omgång fakturor där:

• första fakturan är faktura2021-1
• sista fakturan är faktura2021-30

så har du två alternativ nästa gång du fakturerar:

Fortsätta på samma serie

första fakturan blir faktura2021-31

sista (vid 25 nya) blir faktura2021-55

Starta en ny serie (nytt suffix)

första fakturan blir faktura2022-1

sista blir faktura2022-25

Det som i praktiken är viktigt att förstå är att:

• Suffixet styr serien (t.ex. årtal)
• Löpnumret räknas upp automatiskt inom serien
• Prefixet är en visuell märkning som du själv kan anpassa

Bra att veta om fakturanummer:

• För att kontrollera vilket prefix ni använder kan ni gå till "Förening"-"Inställningar"
• Det är bra om ni är  konsekventa med suffix samt serie år för år
• Du kan kontrollera i "Fakturera/Sänd dokument" steg 4 hur fakturanumret genereras innan ni debiterar
• Det går att ändra prefix tillfälligt i "Fakturera/Sänd dokument" steg 4