Påminnelse, inkasso och kronofogden

Om medlemmar inte betalar sina avgifter i tid kan det påverka föreningens ekonomi. Därför är det viktigt att hantera sena betalningar tidigt och konsekvent.

Ett vanligt arbetssätt för att hantera utebliven betalning är att:

1. skicka en påminnelse 1-2 veckor efter förfallodatum
2. skicka ytterligare en påminnelse 2-4 veckor efter förfallodatum
3. skicka inkassokrav 4- veckor efter förfallodatum
4. därefter gå vidare till Kronofogden vid utebliven betalning

Påminnelse

För att skicka påminnelse till den som inte har betalat sin faktura kan ni gå till "Fakturor / Utskrift"-"Fakturera / Sänd dokument" och klicka på Skicka påminnelse. Det går också att göra via Fakturajornalen. Här väljer du i steg 2 vilka förfallna fakturor som ska bli belagda med påminnelse. Följ sedan flödet för att utforma fakturorna, välja rätt leveranssätt och skicka påminnelserna  så som du önskar. 

Inkassokrav

Som samfällighetsförening behöver ni normalt inte anlita ett inkassobolag för att skicka inkassokrav. Det är viktigt att föreningens inställningar för försenings- och inkassoavgifter är korrekt konfigurerade. Inställningarna hanteras via "Förening"-"Inställningar".

Innan ni skickar ett inkassokrav eller går vidare till kronofogden bör ni försöka nå medlemmen på flera sätt. Det visar att föreningen försökt lösa situationen innan ärendet går vidare.

När ni är redo att skicka inkassokrav går ni till "Fakturor / Utskrift"-"Fakturera / Sänd dokument"  och klickar på Skicka inkassokrav. Följ sedan flödet för att välja fakturor, utforma fakturor, välja leveranssätt och tillsist bekräfta uskicket. Notera att ert inkassokrav via Vägfas inte är kopplat till ett inkassobolag.

Kronofodgen

Om medlemmen fortfarande inte betalar trots minst en påminnelse samt inkassoutskick kan ärendet skickas vidare till Kronofogden. Det rekommenderas att ni väntar minst 4 veckor efter påminnelsens förfallodatum

För att kunna gå vidare måste föreningen ha:

• korrekt beslutad budget
• giltig debiteringslängd
• godkänt stämmoprotokoll

Krav på debiteringslängden

Debiteringslängden måste innehålla:

• fastighet och adress
• ägare och adress
• debiterat belopp per fastighet
• avgiftsperiod
• förfallodatum
• totalt debiterat belopp

Den används som underlag hos Kronofogden. Samfällighetsföreningar har en prioriterad fordran hos Kronofogden. Det betyder att föreningen har bättre rätt till betalning än många andra fordringsägare om medlemmen får tillgångar utmätta. Det stärker föreningens möjlighet att få betalt för skulden.

För att ansöka hos Kronofogden använder ni blanketten Ansökan om verkställighet. I ansökan behöver ni ange personnummer för den som ska betala. Personnumret kan hämtas från Lantmäteriets kundcenter om det inte redan finns i Vägfas.

Till ansökan bifogas normalt:

• debiteringslängd
• stämmoprotokoll
• faktura

Läs mer hos Kronofogden: https://kronofogden.se/du-har-ett-krav-mot-nagon/du-vill-fa-ditt-krav-genomfort/samfallighetsforening-kan-fa-hjalp-att-driva-in-en-skuld